Dulu, memakai sebuah software berarti membeli lisensinya, memasang installer di setiap komputer, lalu memperbaruinya satu per satu. Software akuntansi kantor, misalnya, terpasang di komputer bagian keuangan dan datanya tersimpan di hard disk komputer itu. Kalau komputernya rusak, data ikut terancam. Kalau ada versi baru, seseorang harus berkeliling memasang pembaruan.
Model lama ini menuntut biaya awal yang besar dan tenaga pemeliharaan yang tidak pernah selesai. SaaS adalah jawaban atas masalah tersebut: software tidak lagi dipasang di komputer Anda, melainkan dijalankan di server penyedia dan dipakai lewat internet dengan sistem berlangganan. Gmail, Google Docs, dan Zoom adalah contoh yang hampir pasti pernah Anda pakai.
Apa Itu SaaS (Software as a Service)?
SaaS adalah singkatan dari Software as a Service, yang artinya perangkat lunak sebagai layanan. Anda tidak membeli lalu memasang aplikasinya, melainkan memakai aplikasi yang sudah berjalan di server milik penyedia. Akses dilakukan lewat browser atau aplikasi ringan, dan pembayarannya umumnya berupa langganan bulanan atau tahunan.
Definisi yang paling sering dijadikan rujukan berasal dari NIST (National Institute of Standards and Technology), lembaga standar Amerika Serikat, dalam dokumen SP 800-145 tahun 2011. Menurut NIST, pengguna SaaS tidak mengelola jaringan, server, sistem operasi, maupun media penyimpanan di balik aplikasi. Yang masih bisa diatur pengguna hanyalah pengaturan aplikasi yang terbatas, seperti preferensi akunnya sendiri.
Singkatnya, yang Anda bayar bukan software-nya, melainkan hak memakai software yang dirawat oleh pihak lain.
Ciri yang Membuat Sebuah Aplikasi Disebut SaaS
Tidak semua aplikasi yang tersambung ke internet termasuk SaaS. Sebuah layanan layak disebut SaaS kalau memenuhi empat ciri berikut:
- Berjalan di server penyedia: Kode aplikasi dan datanya berada di infrastruktur penyedia, bukan di komputer Anda.
- Diakses lewat jaringan: Cukup browser, aplikasi ponsel, atau aplikasi desktop tipis yang hanya menjadi jendela ke server.
- Dibayar berdasarkan waktu atau pemakaian: Tagihan dihitung per pengguna per bulan, per tahun, atau per volume transaksi. Paket gratis dengan batasan (freemium) juga lazim.
- Diperbarui penyedia untuk semua pelanggan: Anda tidak pernah memasang pembaruan. Fitur baru muncul dengan sendirinya saat Anda membuka aplikasi.
Karena itu, WordPress yang Anda pasang sendiri di hosting bukan SaaS, meskipun dibuka lewat browser. Servernya Anda sewa dan pembaruannya Anda jalankan sendiri. Sebaliknya, WordPress.com yang dikelola Automattic termasuk SaaS.
Cara Kerja SaaS: Satu Aplikasi untuk Ribuan Pelanggan
Kunci model SaaS adalah arsitektur multi-tenant (banyak penyewa). Penyedia tidak memasang satu salinan aplikasi untuk setiap pelanggan. Satu aplikasi yang sama melayani ribuan pelanggan sekaligus, sementara data tiap pelanggan dipisahkan secara logis di dalam database.
Cara kerjanya mirip gedung apartemen. Semua penghuni memakai lift, listrik, dan petugas keamanan yang sama, tetapi setiap unit punya kunci sendiri. Pengelola cukup merawat satu lift untuk semua penghuni.
Ketika Anda membuka sebuah aplikasi SaaS, prosesnya kurang lebih seperti berikut:
Model inilah yang membuat SaaS terjangkau di sisi pelanggan. Biaya server, tim keamanan, dan pengembangan fitur dibagi ke ribuan pelanggan. Pembaruan pun cukup dilakukan sekali untuk semua orang.
Selain antarmuka untuk manusia, aplikasi SaaS umumnya menyediakan API (Application Programming Interface), yaitu jalur agar aplikasi bisa saling bertukar data. Lewat API, toko online dapat mengirim data penjualan ke aplikasi akuntansi secara otomatis. Proses menyambungkan beberapa aplikasi seperti ini disebut integrasi SaaS, dan kelengkapan API-nya layak diperiksa sebelum Anda berlangganan.
Sejarah Singkat SaaS: Dari Software dalam Kotak ke Langganan
Gagasan menyewakan aplikasi lewat jaringan sudah muncul sejak akhir 1990-an. Salah satu tonggaknya adalah Salesforce, perusahaan aplikasi CRM (Customer Relationship Management) yang didirikan pada Maret 1999 di sebuah apartemen di San Francisco. Saat diluncurkan pada Februari 2000, Salesforce memakai slogan "The End of Software". Maksudnya bukan software akan hilang, melainkan pelanggan tidak perlu lagi memasang dan merawatnya sendiri.
Dua dekade kemudian, model ini menjadi arus utama. Dalam prakiraan yang dirilis November 2024, Gartner memperkirakan belanja pengguna untuk SaaS di seluruh dunia mencapai US$299,1 miliar pada 2025. Angka itu sekitar 41% dari total belanja layanan cloud publik, menjadikan SaaS segmen terbesar dibanding PaaS dan IaaS.
Contoh Aplikasi SaaS yang Mungkin Sudah Anda Pakai
Layanan aplikasi yang termasuk SaaS adalah aplikasi jadi yang dipakai lewat internet dengan akun, tanpa dipasang di komputer atau server Anda sendiri. Anda cukup mendaftar, lalu langsung bekerja. Berikut contoh SaaS yang dikelompokkan menurut kebutuhannya:
| Kebutuhan | Contoh aplikasi SaaS |
|---|---|
| Email dan dokumen kantor | Gmail, Google Workspace, Microsoft 365 |
| Rapat dan komunikasi tim | Zoom, Google Meet, Slack |
| Penjualan dan data pelanggan (CRM) | Salesforce, HubSpot |
| Akuntansi, ERP, dan HR | Accurate Online, Mekari Jurnal, Mekari Talenta |
| Desain grafis | Canva, Figma |
| Penyimpanan berkas | Google Drive, Dropbox |
Kebingungan yang paling sering terjadi adalah membedakan SaaS dari layanan lain yang kebetulan tersambung ke internet. Beberapa contoh yang sering tertukar:
- Microsoft Office versi beli-putus (seperti Office 2021 atau 2024) bukan SaaS, karena dipasang di komputer dan lisensinya dibayar sekali. Microsoft 365 yang berlangganan termasuk SaaS.
- Layanan hosting dan VPS bukan SaaS. Keduanya menyediakan tempat untuk menjalankan aplikasi milik Anda sendiri, sehingga lebih dekat ke PaaS atau IaaS.
- Layanan pembuat website termasuk SaaS. Dengan website builder, Anda memakai aplikasi penyusun halaman yang sudah jadi tanpa mengurus server di baliknya.
Cara tercepat membedakannya adalah bertanya siapa yang merawat servernya. Kalau penyedia yang merawat dan Anda hanya memakai aplikasinya lewat akun, layanan itu termasuk SaaS.
SaaS, PaaS, dan IaaS: Bedanya Ada pada Apa yang Anda Pegang
SaaS adalah satu dari tiga model layanan cloud yang didefinisikan NIST. Dua lainnya adalah PaaS (Platform as a Service) dan IaaS (Infrastructure as a Service). Ketiganya sama-sama berjalan di server penyedia. Bedanya terletak pada seberapa banyak bagian yang masih Anda urus sendiri.
Bayangkan Anda ingin berjualan makanan:
- IaaS seperti menyewa ruko kosong. Bangunan dan listrik disediakan, tetapi dapur, peralatan, dan resep Anda siapkan sendiri. Contohnya VPS, Amazon EC2, dan Google Compute Engine.
- PaaS seperti menyewa dapur siap pakai di pusat kuliner. Kompor dan kulkas sudah tersedia, Anda cukup membawa resep lalu memasak. Contohnya Heroku, Google App Engine, dan AWS Elastic Beanstalk.
- SaaS seperti memesan katering. Makanan datang siap santap dan Anda tidak menyentuh dapur sama sekali. Contohnya Gmail, Zoom, dan Canva.
Tabel berikut merangkum perbedaan IaaS, PaaS, dan SaaS dari sisi pemakainya:
| IaaS | PaaS | SaaS | |
|---|---|---|---|
| Yang Anda terima | Server virtual, storage, jaringan | Lingkungan siap menjalankan kode | Aplikasi jadi |
| Yang masih Anda urus | Sistem operasi, aplikasi, data | Kode aplikasi dan data | Data, akun, pengaturan |
| Pemakai tipikal | Sysadmin, tim infrastruktur | Developer | Semua orang |
Dalam praktik, ketiga model ini sering bertumpuk. Sebuah perusahaan SaaS bisa membangun aplikasinya di atas PaaS, dan PaaS itu sendiri berjalan di atas IaaS. Rincian lapisan mana yang diurus siapa, termasuk posisi model tanpa server, sudah kami bahas di artikel serverless computing.
Kelebihan SaaS
Alasan SaaS dipilih bisnis kecil maupun besar dapat diringkas menjadi lima hal:
- Biaya awal kecil: Tidak perlu membeli server atau lisensi di muka.
- Siap pakai dalam hitungan menit: Daftar akun, undang anggota tim, lalu mulai bekerja. Tidak ada proses instalasi atau konfigurasi server.
- Pemeliharaan diurus penyedia: Pembaruan fitur, tambalan keamanan, dan perawatan server menjadi tugas penyedia, bukan tim Anda.
- Bisa diakses dari mana saja: Selama ada internet, data yang sama bisa dibuka dari laptop kantor, ponsel, atau komputer di rumah.
- Mudah menambah atau mengurangi pengguna: Karyawan baru cukup dibuatkan akun. Saat tim mengecil, jumlah lisensi bisa diturunkan pada periode tagihan berikutnya.
Kekurangan dan Risiko SaaS yang Perlu Dipertimbangkan
Kemudahan SaaS dibayar dengan berkurangnya kendali. Berikut hal yang perlu Anda timbang sebelum bergantung pada aplikasi berlangganan:
- Biaya tidak pernah berhenti: Lisensi beli-putus selesai dibayar sekali, sedangkan langganan berjalan selama aplikasi dipakai. Dalam tiga sampai lima tahun, totalnya bisa melampaui harga software beli-putus.
- Ketergantungan pada penyedia: Kondisi ini disebut vendor lock-in (terkunci pada satu vendor). Semakin lama dipakai, semakin banyak data dan kebiasaan kerja yang melekat, sehingga pindah aplikasi makin mahal.
- Harga dan fitur berubah sepihak: Penyedia bisa menaikkan harga, memindahkan fitur ke paket lebih mahal, atau menghentikan produknya. Pilihan Anda hanya menerima atau pindah.
- Bergantung pada koneksi internet: Saat internet kantor putus, pekerjaan ikut berhenti.
- Kustomisasi terbatas: Karena satu aplikasi melayani ribuan pelanggan, penyedia jarang mengubah alur kerja demi satu pelanggan. Bisnis dengan proses yang sangat khas sering harus menyesuaikan diri dengan aplikasi.
- Data berada di luar kendali fisik Anda: Lokasi server, hak akses, dan masa simpan data setelah langganan berakhir ditentukan oleh kebijakan penyedia.
Yang Tetap Menjadi Tanggung Jawab Anda di SaaS
Salah kaprah yang paling berbahaya tentang SaaS adalah anggapan bahwa semua urusan sudah dipegang penyedia. Kenyataannya, penyedia hanya bertanggung jawab atas aplikasi dan infrastrukturnya. Pembagian ini dikenal sebagai shared responsibility model (model tanggung jawab bersama).
Microsoft, misalnya, merinci pembagian itu dalam dokumentasi keamanan Azure. Pada layanan SaaS, Microsoft mengurus jaringan, sistem operasi, dan server fisik. Namun, di semua model cloud, tiga hal tetap berada di tangan pelanggan: data, pengaturan, serta akun dan identitas pengguna.
Perjanjian layanan Microsoft bahkan secara tegas menganjurkan pelanggan mem-backup konten dan datanya sendiri secara berkala. Alasannya, saat terjadi gangguan layanan, data mungkin tidak bisa diambil kembali. Data juga tidak dapat dipulihkan setelah akun ditutup.
Dalam praktik sehari-hari, tanggung jawab tersebut diterjemahkan menjadi tiga kebiasaan:
- Backup data dari aplikasi SaaS: Ekspor data penting secara rutin sebagai cadangan di tempat lain, minimal sebulan sekali untuk data keuangan dan pelanggan. Prinsip backup 3-2-1 tetap berlaku untuk data yang tersimpan di cloud.
- Amankan akun: Aktifkan 2FA (two-factor authentication) untuk semua pengguna, terutama akun admin. Akun yang berhasil dibobol adalah jalan masuk paling mudah ke data SaaS.
- Kelola hak akses: Cabut akses karyawan pada hari terakhir mereka bekerja. Akun lama yang dibiarkan aktif sering menjadi celah yang terlupakan.
Untuk data pribadi, ada lapisan kewajiban hukum. UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi membedakan dua peran. Pengendali data menentukan tujuan pemrosesan, sedangkan prosesor data memproses atas nama pengendali. Saat usaha Anda menyimpan data pelanggan di aplikasi SaaS, usaha Anda umumnya berperan sebagai pengendali dan penyedia SaaS sebagai prosesor. Pasal 51 ayat (3) menegaskan bahwa pemrosesan oleh prosesor tetap termasuk tanggung jawab pengendali, sehingga memilih penyedia yang tepat juga bagian dari kewajiban Anda.
Tiga Uji Sebelum Berlangganan Aplikasi SaaS
Sebelum mempercayakan data bisnis ke sebuah aplikasi SaaS, lakukan tiga pengujian sederhana berikut. Ketiganya bisa diselesaikan selama masa uji coba gratis.
Uji Ekspor Data
Masukkan beberapa data contoh, lalu coba ekspor seluruhnya. Aplikasi yang baik menyediakan ekspor dalam format terbuka seperti CSV, XLSX, atau JSON, tanpa biaya tambahan dan tanpa harus menghubungi tim penjualan. Kalau data hanya bisa keluar dalam format khusus milik vendor, anggap itu tanda bahaya. Pindah aplikasi di kemudian hari akan jauh lebih mahal.
Hitung Biaya untuk 36 Bulan
Harga per bulan selalu terlihat kecil, jadi hitung total untuk tiga tahun dengan rumus: harga per pengguna × jumlah pengguna × 36 bulan.
Sebagai ilustrasi, aplikasi seharga Rp100.000 per pengguna per bulan untuk tim 15 orang menghabiskan Rp1,5 juta per bulan. Dalam 36 bulan, totalnya Rp54 juta, belum termasuk kenaikan harga. Angka total inilah yang dibandingkan dengan alternatifnya, bukan harga bulanannya.
Perhatikan juga apakah harga yang tertera hanya berlaku untuk tahun pertama. Banyak penyedia memberi potongan pada periode awal, lalu tagihan naik ke harga normal saat perpanjangan.
Baca SLA dan Lokasi Data
SLA (Service Level Agreement) adalah janji tertulis penyedia tentang ketersediaan layanan. Persentasenya terdengar mirip, tetapi dampaknya berbeda jauh. SLA 99,9% masih mengizinkan layanan mati sekitar 43 menit dalam sebulan, sedangkan SLA 99,5% berarti hingga sekitar 3,6 jam.
Periksa juga kompensasi saat SLA dilanggar, biasanya berupa potongan tagihan. Terakhir, tanyakan di negara mana data Anda disimpan.
Kapan Self-Host Lebih Masuk Akal?
Untuk sebagian besar usaha kecil, SaaS adalah pilihan paling rasional. Namun, ada kondisi saat menjalankan aplikasi di server sendiri (self-hosting) lebih menguntungkan:
- Jumlah pengguna besar: Biaya SaaS berlipat mengikuti ukuran tim. Dengan harga ilustrasi di atas, 50 pengguna berarti Rp5 juta per bulan, jumlah yang sudah cukup untuk menyewa server dan membayar waktu pengelolanya.
- Data sensitif harus berada di server sendiri: Misalnya karena kebijakan internal perusahaan atau regulasi di sektor tertentu.
- Ada tim teknis: Self-hosting menuntut orang yang mengurus pembaruan, backup, dan keamanan server. Tanpa tim ini, penghematan biaya berubah menjadi risiko.
- Butuh kustomisasi mendalam: Aplikasi open source bisa diubah mengikuti proses bisnis Anda, bukan sebaliknya.
Banyak aplikasi SaaS populer punya padanan open source yang bisa dipasang sendiri. Google Drive dan Dropbox bisa digantikan ownCloud, Zapier bisa digantikan n8n, dan ERP berlangganan bisa digantikan Odoo edisi Community. Aplikasi seperti ini biasanya dijalankan di VPS Indonesia supaya Anda memegang akses penuh dan lokasi datanya jelas.
Pilihannya juga tidak harus salah satu. Banyak bisnis memakai SaaS untuk email dan rapat, lalu menjalankan sendiri aplikasi yang menyimpan data paling sensitif.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa yang dimaksud perusahaan SaaS?
Perusahaan SaaS (SaaS company) adalah perusahaan yang membangun aplikasi, menjalankannya di server, lalu menjualnya sebagai layanan berlangganan. Pendapatannya datang secara berulang setiap bulan atau tahun, bukan dari penjualan lisensi sekali bayar. Contoh di Indonesia antara lain Mekari dan Accurate.
Apa itu B2B SaaS?
B2B SaaS (business-to-business) adalah aplikasi SaaS yang dijual ke perusahaan, seperti aplikasi akuntansi, penggajian, atau CRM. Kebalikannya, B2C SaaS dijual ke konsumen perorangan, seperti Canva versi pribadi atau penyimpanan cloud berbayar untuk akun pribadi.
Apa perbedaan SaaS dan PaaS?
SaaS memberi Anda aplikasi jadi untuk dipakai. PaaS memberi Anda tempat untuk menjalankan aplikasi buatan sendiri tanpa mengurus server dan sistem operasinya. Pengguna SaaS adalah karyawan dan konsumen pada umumnya, sedangkan pengguna PaaS adalah developer.
Apa itu micro SaaS?
Micro SaaS adalah aplikasi SaaS berskala kecil yang menyasar satu kebutuhan sempit, umumnya dibangun dan dijalankan oleh satu orang atau tim yang sangat kecil. Contohnya alat penjadwal unggahan media sosial atau aplikasi pembuat faktur untuk profesi tertentu.
Kesimpulan
SaaS adalah cara memakai software tanpa membeli, memasang, dan merawatnya sendiri. Anda membayar langganan, sementara penyedia mengurus server, pembaruan, dan keamanan infrastrukturnya. Untuk kebutuhan umum seperti email, rapat, akuntansi, dan desain, model ini hampir selalu lebih praktis.
Namun, data, akun, dan hak akses tetap tanggung jawab Anda. Sebelum berlangganan, pastikan data bisa diekspor, hitung biayanya untuk 36 bulan, dan baca SLA-nya. Pertimbangkan self-host hanya jika jumlah pengguna besar, datanya sangat sensitif, dan ada tim teknis yang siap merawatnya.
Semoga artikel ini membantu.
