Redaksi jurnal kampus umumnya berangkat dari cara kerja yang sederhana. Penulis mengirim naskah lewat email ke alamat pengelola, editor meneruskannya ke satu atau dua reviewer, lalu hasil koreksi kembali sebagai lampiran. Selama naskah yang masuk masih belasan per tahun, cara ini bertahan.
Masalahnya muncul saat jumlahnya naik. Editor kehilangan jejak naskah mana yang sedang direview dan mana yang menunggu revisi. Berkas bernama artikel_revisi_final_2.docx beredar di beberapa kotak masuk sekaligus, dan tidak ada yang yakin versi mana yang terakhir. Identitas reviewer bocor karena nama penulis lupa dihapus dari properti dokumen. OJS adalah jawaban atas kekacauan tersebut. Perangkat lunak ini memindahkan seluruh perjalanan naskah ke dalam satu sistem yang mencatat setiap langkahnya, mulai dari pengiriman, penelaahan, penyuntingan, sampai terbit.
OJS Adalah Sistem Alur Kerja, Bukan Sekadar Website Jurnal
OJS adalah kependekan dari Open Journal Systems, sebuah aplikasi sumber terbuka untuk mengelola dan menerbitkan jurnal ilmiah secara daring. Kepanjangan OJS ini sering disingkat lagi menjadi "sistem jurnal online", padahal penyebutan itu justru menyembunyikan bagian terpentingnya.
Perbedaannya dengan content management system (CMS, sistem pengelola konten) seperti WordPress terletak pada objek yang dikelola. WordPress mengelola halaman dan artikel yang statusnya hanya draf atau terbit. OJS mengelola naskah beserta statusnya di dalam sebuah proses redaksi. Sistem ini merekam siapa yang sedang memegang naskah, sudah berapa putaran review yang dilalui, keputusan apa yang diambil editor, dan berkas versi keberapa yang berlaku.
Karena itu, memasang OJS berarti mengadopsi alur kerja tertentu, bukan sekadar memasang tema. Banyak pengelola jurnal baru menyadari hal ini setelah instalasi selesai. Yang mereka hadapi bukan editor halaman yang bebas diisi apa saja, melainkan dasbor berisi antrean naskah yang menuntut keputusan.
Siapa yang Membuat OJS dan Mengapa Bisa Gratis
OJS dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP), sebuah unit riset di bawah Simon Fraser University, Kanada. Rilis pertamanya keluar pada 2001 dengan misi menurunkan hambatan biaya bagi jurnal ilmiah, khususnya di negara yang tidak sanggup membayar lisensi penerbitan komersial.
Perangkat lunak ini dilepas dengan lisensi GNU General Public License (GPL), salah satu lisensi open source yang mewajibkan turunannya tetap terbuka. Menurut situs resmi PKP, lebih dari 44.000 jurnal di 148 negara memakainya, dengan konten terbit dalam lebih dari 60 bahasa. Lembaga sebesar CERN dan SciELO termasuk penggunanya.
Perlu diluruskan satu hal soal kata "gratis". Yang bebas biaya adalah pengunduhan dan penggunaannya, bukan pengoperasiannya. Anda tetap membayar hosting, nama domain, tenaga yang merawat pembaruan, dan — kalau jurnal Anda ingin punya DOI — iuran tahunan ke lembaga pendaftar seperti Crossref. Frasa "OJS jurnal gratis" yang beredar di internet merujuk pada lisensinya, bukan pada total biaya menjalankan jurnal.
Mengapa Hampir Setiap Kampus di Indonesia Memakai OJS
Indonesia adalah pengguna OJS terbesar di dunia. Statistik yang dihimpun PKP mencatat sekitar 11.845 instalasi OJS di Indonesia. Angka itu bahkan melampaui total instalasi di seluruh Amerika Latin dan Karibia (4.417) maupun Eropa dan Asia Tengah (4.431).
Angka setinggi itu tidak lahir dari selera teknis. Penyebabnya bersifat struktural. Akreditasi jurnal nasional di Indonesia berjalan melalui portal ARJUNA (Akreditasi Jurnal Nasional), dan hasilnya ditampilkan sebagai peringkat SINTA 1 sampai 6 mengikuti Permenristekdikti Nomor 9 Tahun 2018. Salah satu syarat mendaftar ke ARJUNA adalah jurnal tersebut sudah terbit sebagai e-journal berbasis OJS.
Syarat lain menyusul di belakangnya, dan semuanya menuntut sistem yang tertib:
- Punya e-ISSN yang terdaftar di BRIN: nomor identitas terbitan elektronik yang harus tercantum di halaman jurnal.
- Memuat pernyataan etika publikasi: halaman kebijakan yang menjelaskan sikap redaksi terhadap plagiarisme dan konflik kepentingan.
- Berumur minimal dua tahun: dihitung dari terbitan perdana.
- Terbit minimal dua kali setahun dengan sedikitnya lima artikel per terbitan: ritme yang sulit dijaga tanpa pencatatan antrean naskah.
- Memiliki DOI: Digital Object Identifier, penanda permanen tiap artikel agar tetap dapat ditemukan meski alamat webnya berubah.
- Tim editor berasal dari minimal dua institusi berbeda: menuntut manajemen akun dan peran yang jelas.
Inilah alasan seorang dosen bisa tiba-tiba ditugasi mengurus OJS tanpa pernah memintanya. Sistem ini bukan pilihan yang diambil redaksi, melainkan prasyarat yang menempel pada ambisi akreditasi.
Perjalanan Satu Naskah: Empat Tahap di Dalam OJS
Cara tercepat memahami OJS adalah mengikuti satu naskah dari awal sampai terbit. Alur kerja OJS 3 membagi perjalanan itu ke dalam empat tahap, dan naskah hanya berpindah tahap lewat keputusan eksplisit seorang editor.
Tahap pertama, Submission (pengiriman). Penulis mengunggah naskah melalui formulir bertahap: berkas artikel, metadata (judul, abstrak, kata kunci, afiliasi penulis), dan pernyataan kesesuaian dengan panduan jurnal. Editor memeriksa kelayakan awal, lalu menugaskan naskah kepada dirinya sendiri atau kepada seorang section editor. Naskah yang jelas di luar cakupan jurnal dihentikan di sini.
Tahap kedua, Review (penelaahan). Editor mengundang reviewer, menetapkan tenggat, dan memilih model penelaahan — misalnya double-blind (identitas penulis dan reviewer sama-sama disembunyikan). OJS menyembunyikan identitas itu secara sistem, bukan mengandalkan kedisiplinan editor menghapus nama dari dokumen. Setelah rekomendasi masuk, editor mengambil keputusan: terima, minta revisi, kirim ke jurnal lain, atau tolak. Permintaan revisi memutar naskah kembali ke putaran review berikutnya.
Tahap ketiga, Copyediting (penyuntingan). Naskah yang sudah diterima disunting bahasanya, dirapikan sitasinya, dan dikonfirmasikan kembali kepada penulis. Yang berubah di tahap ini adalah kalimat, bukan substansi.
Tahap keempat, Production (produksi). Naskah final diubah menjadi galley, yaitu berkas siap baca dalam format PDF, HTML, atau XML. Proofreader memeriksa hasil tata letaknya, lalu artikel dijadwalkan masuk ke sebuah nomor terbitan dan dipublikasikan.
Diagram berikut merangkum perjalanannya, termasuk dua jalur yang sering luput dari penjelasan: putaran revisi dan titik penolakan.
Diagram alur kerja OJS dari pengiriman naskah hingga terbit.
Sembilan Peran Pengguna dan Pembagian Tugasnya
Akun OJS adalah identitas tunggal yang dapat memikul lebih dari satu peran sekaligus. Satu orang bisa terdaftar sebagai penulis di jurnal A sekaligus reviewer di jurnal B pada instalasi yang sama. Pembagian peran bawaan OJS 3 mencakup sembilan jenis berikut.
Diagram peran pengguna jurnal ilmiah dengan sembilan fungsi utama.
| Peran | Wewenang utama |
|---|---|
| Journal Manager | Mengatur konfigurasi jurnal, mengelola pengguna, memasang plugin dan tema |
| Editor | Mengambil keputusan akhir atas naskah dan menjadwalkan terbitan |
| Section Editor | Mengurus naskah pada rubrik tertentu, misalnya "Artikel Riset" |
| Reviewer | Menelaah naskah dan memberi rekomendasi kepada editor |
| Author | Mengirim naskah, mengunggah revisi, memantau statusnya |
| Copyeditor | Menyunting bahasa dan konsistensi sitasi |
| Layout Editor | Menyusun naskah menjadi galley siap terbit |
| Proofreader | Memeriksa galley sebelum dipublikasikan |
| Reader | Membaca dan mengunduh artikel yang sudah terbit |
Pada jurnal kampus yang timnya kecil, satu orang lazim memegang peran Journal Manager, Editor, dan Layout Editor sekaligus. Praktik ini berjalan, tetapi menimbulkan dua akibat yang perlu Anda sadari. Pertama, jejak audit proses review menjadi kurang meyakinkan di mata asesor akreditasi karena keputusan seolah diambil satu tangan. Kedua, jurnal bergantung pada satu orang; ketika ia pindah tugas, tidak ada yang tahu kata sandi administratornya.
Fungsi OJS yang Benar-Benar Terpakai Sehari-hari
Daftar fitur di brosur mana pun terdengar mirip. Yang berikut ini adalah fungsi yang menentukan hidup-matinya sebuah jurnal daring.
Pengelolaan metadata artikel. OJS menyimpan judul, abstrak, kata kunci, afiliasi, dan sitasi dalam struktur baku. Sejak versi 3.5, afiliasi penulis dapat dihubungkan ke ROR (Research Organization Registry), sebuah registri identitas lembaga berskala global.
Pembuatan galley multiformat. Satu artikel dapat diterbitkan sekaligus dalam PDF untuk diunduh dan HTML untuk dibaca langsung di peramban.
Penomoran DOI. Melalui plugin Crossref, tiap artikel memperoleh penanda permanen dan metadatanya dikirim otomatis ke lembaga pendaftar.
Indexing ke mesin pencari akademik. OJS menyajikan metadata dalam format yang dipahami Google Scholar dan DOAJ. Perlu diperhatikan, kerapian metadata jauh lebih menentukan visibilitas artikel Anda daripada keindahan tema jurnal. Prinsipnya sejalan dengan SEO pada website umum: mesin pencari membaca struktur, bukan estetika.
Statistik dan notifikasi. Jumlah unduhan per artikel terekam, sementara email pengingat tenggat reviewer terkirim otomatis tanpa editor perlu menuliskannya.
Kelebihan OJS untuk Pengelola Jurnal
- Memenuhi prasyarat akreditasi nasional: tanpa e-journal ber-OJS, pendaftaran ke ARJUNA tidak dapat diproses.
- Meninggalkan jejak audit yang lengkap: setiap keputusan editor, komentar reviewer, dan unggahan revisi tercatat dengan penanda waktu.
- Menjaga anonimitas penelaahan secara sistem: penyembunyian identitas tidak bergantung pada ketelitian manusia.
- Menghasilkan metadata siap indexing: artikel Anda terbaca Google Scholar tanpa konfigurasi tambahan yang rumit.
- Bebas biaya lisensi: anggaran yang tersedia dapat dialihkan ke hosting dan honor penyunting.
- Punya ekosistem plugin dan tema: mulai dari pemeriksa kemiripan naskah hingga pengubah tampilan.
Kelemahan dan Hal yang Perlu Anda Pertimbangkan
Sisi lain OJS jarang tertulis di panduan resmi, padahal inilah yang paling sering menjegal jurnal kampus.
Beban perawatan berpindah ke pundak Anda. PKP merilis tambalan keamanan secara berkala, tetapi tidak ada yang memasangnya untuk Anda. Instalasi OJS yang ditinggalkan tanpa pembaruan selama dua tahun adalah pintu masuk yang lapang bagi penyerang.
Pembaruan lintas versi mayor bukan pekerjaan sepele. Perpindahan dari OJS 2 ke OJS 3 mengubah struktur basis data dan tampilan secara menyeluruh. Sejumlah jurnal Indonesia sampai hari ini masih tertahan di OJS 2 karena tidak ada tenaga teknis yang berani menjalankan migrasinya.
Tidak ada dukungan resmi berbayar dari PKP. Yang tersedia adalah forum komunitas dan dokumentasi. Jika situs jurnal Anda mati pada malam sebelum tenggat unggah borang akreditasi, tidak ada nomor telepon yang bisa dihubungi.
Antarmuka administrasinya curam bagi pengguna non-teknis. Istilah seperti galley, section, dan submission checklist menuntut pemahaman proses penerbitan lebih dulu, bukan pemahaman komputer.
Biaya yang tersisa tetap nyata. DOI melalui Crossref dikenakan iuran keanggotaan tahunan ditambah ongkos per artikel. Hosting, domain, dan sertifikat keamanan juga tetap berbayar.
Ketergantungan pada satu orang yang paham server. Ini risiko paling umum di jurnal kampus. Solusinya sederhana: dokumentasikan kredensial dan prosedur pembaruan sejak hari pertama.
Kebutuhan Server untuk Menjalankan OJS
OJS ditulis dengan bahasa PHP dan menyimpan datanya di basis data relasional. Untuk OJS 3.5, spesifikasi minimum menurut dokumentasi administrator PKP adalah sebagai berikut:
- PHP 8.2 atau lebih baru, dengan ekstensi
mbstring,xml, danintldalam keadaan aktif. - Basis data: MySQL versi 5.7.22 ke atas, MariaDB 4.1 ke atas, atau PostgreSQL 9.5 ke atas.
- Sistem operasi: Linux, BSD, Solaris, macOS, atau Windows. Mayoritas pemasangan di Indonesia berjalan di atas Linux.
Kebutuhan penyimpanan bergantung pada arsip berkas, bukan pada aplikasinya. Berkas program OJS sendiri berada di kisaran 300 MB. Yang membengkak adalah folder unggahan: satu artikel dengan naskah asli, dua berkas revisi, dan galley PDF umumnya menghabiskan 5–15 MB. Jurnal yang menerbitkan 40 artikel per tahun karena itu membutuhkan sekitar 600 MB tambahan setiap tahun.
Rekomendasi praktisnya bertingkat menurut skala. Untuk satu jurnal dengan dua terbitan per tahun, layanan web hosting dengan penyimpanan 5 GB dan basis data MySQL sudah memadai — inilah pilihan mayoritas jurnal prodi. Untuk pengelola tiga jurnal atau lebih dalam satu instalasi, atau jurnal yang trafik unduhannya ramai menjelang akreditasi, naikkan ke VPS Indonesia dengan RAM minimal 2 GB. Keuntungan utamanya bukan kecepatan, melainkan kendali atas versi PHP — Anda dapat menaikkannya ke 8.2 tanpa menunggu penyedia hosting.
Diagram perbandingan hosting satu jurnal dan tiga jurnal atau lebih.
Jika Anda ingin langsung mencobanya, langkah pemasangannya kami bahas terpisah pada panduan instalasi CMS OJS di Softaculous.
Pola kebutuhan server ini serupa dengan platform kampus lain yang berbasis PHP, seperti Moodle untuk pembelajaran daring. Keduanya ringan saat dipasang, lalu tumbuh mengikuti berkas yang diunggah penggunanya.
Versi OJS Mana yang Sebaiknya Anda Pakai
OJS 2.x sudah berakhir masa dukungannya pada 2021, dengan rilis terakhir 2.4.8-5 pada Mei 2019. Instalasi yang masih berjalan di versi tersebut tidak lagi menerima tambalan keamanan apa pun. Ini bukan persoalan kenyamanan, melainkan persoalan keamanan.
Cabang 3.5 dirilis pada Juni 2025 dan membawa dasbor editorial yang dirombak, alur undangan pengguna yang lebih longgar, serta integrasi ROR. Per Juli 2026, PKP menetapkan OJS 3.5.0-5 sebagai rilis LTS (Long-Term Support, dukungan jangka panjang). Artinya, versi ini akan terus menerima perbaikan bug dan tambalan keamanan dalam jangka waktu diperpanjang.
Panduan singkatnya: jika Anda memulai jurnal baru, pasang 3.5.0-5. Jika Anda berada di 3.3 atau 3.4 dan jadwal terbitan sedang padat, pembaruan boleh ditunda sampai jeda antarterbitan. Namun jika Anda masih di OJS 2.x, migrasi tidak boleh ditunda lagi.
Dari Mana Mengunduh OJS
Satu-satunya sumber resmi untuk download OJS adalah halaman unduhan PKP di pkp.sfu.ca/software/ojs/download. Yang Anda terima adalah sebuah arsip .tar.gz berisi seluruh berkas program, tanpa biaya dan tanpa pendaftaran.
Hindari mengunduh OJS dari situs pihak ketiga atau tautan repositori yang tidak dikenal. Paket instalasi yang sudah disisipi kode berbahaya adalah salah satu cara termudah sebuah portal jurnal dibajak sejak hari pertamanya berdiri.
Sebagian penyedia hosting menyediakan pemasang otomatis, sehingga Anda tidak perlu mengunduh dan mengunggah arsipnya secara manual. Jalur ini lebih aman bagi pengelola jurnal yang tidak terbiasa mengakses server lewat terminal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu OJS dalam jurnal?
Dalam konteks jurnal, OJS adalah perangkat lunak yang menjalankan situs jurnal sekaligus mengatur proses redaksinya. Ketika seseorang berkata "kirim artikelnya lewat OJS", yang dimaksud adalah mengunggah naskah melalui portal jurnal tersebut, bukan mengirim lampiran email.
Apakah OJS benar-benar gratis?
Perangkat lunaknya gratis diunduh dan dipakai tanpa batas jumlah jurnal. Yang berbayar adalah hosting, domain, iuran DOI, dan tenaga perawatan.
Apa bedanya OJS dengan OMP dan OPS?
Ketiganya dikembangkan PKP dengan fondasi kode yang sama. OJS menangani jurnal, OMP (Open Monograph Press) menangani penerbitan buku dan monograf, sedangkan OPS (Open Preprint Systems) menangani preprint, yaitu naskah yang dipublikasikan sebelum melewati penelaahan sejawat.
Apakah OJS bisa dipasang di shared hosting?
Bisa, selama penyedia hosting menyediakan PHP 8.2 ke atas beserta ekstensi mbstring, xml, dan intl, ditambah satu basis data MySQL. Sebagian besar jurnal tunggal berjalan baik di sana.
Apakah punya OJS otomatis membuat jurnal terakreditasi?
Tidak. OJS adalah prasyarat pendaftaran ke ARJUNA, bukan jaminan kelulusan. Penilaian asesor menyasar kualitas artikel, komposisi dewan editor, ketaatan jadwal terbit, dan kelengkapan metadata.
Kesimpulan
OJS adalah aplikasi sumber terbuka dari Public Knowledge Project yang mengubah pengelolaan jurnal ilmiah dari lalu lintas lampiran email menjadi alur kerja yang tercatat. Kekuatannya bukan pada tampilan situsnya, melainkan pada empat tahap perjalanan naskah dan pembagian sembilan peran yang memaksa proses redaksi berjalan tertib — persis yang dituntut asesor akreditasi.
Pasang OJS jika jurnal Anda menargetkan peringkat SINTA, memiliki lebih dari satu editor, dan seseorang di tim bersedia merawat servernya. Pertimbangkan menumpang pada penerbit atau layanan terkelola jika terbitan Anda masih satu nomor per tahun dan tidak ada satu pun orang yang siap menangani pembaruan versi. Perangkat lunaknya memang bebas biaya, tetapi kedisiplinan merawatnya tidak.
Semoga artikel ini membantu.
